Bli Möteseffektiv - Inledningsvideo

Förstå hur bra eller dåliga möten är helt avgörande för verksamhetens välmående och utveckling.

Möten utan kontroll: En stor kostnad för organisationer

Möten är en av de mest grundläggande delarna av hur företag och organisationer fungerar, men paradoxalt nog är de ofta en av de minst kontrollerade och utvecklade områdena av en verksamhet. Olika undersökningar visar att mellan 50-70% anser att deras möten är ineffektiva, vilket innebär mycket höga kostnader utan resultat.

Till skillnad från andra viktiga investeringsområden som exv fordon, datorer, rekryteringar eller fastigheter – där det alltid finns ansvariga personer, tydliga processer och krav på kontinuerlig förbättring – hanteras möten ofta som något som bara "händer".

Resultatet? Enorma resurser slösas bort på ineffektiva och dåligt strukturerade möten.

Konsekvenserna av dåliga möten

Ineffektiva möten leder till en kedja av negativa effekter som påverkar hela organisationen. Medarbetare blir frustrerade och stressade när deras tid slösas bort, vilket minskar motivation och engagemang, vilket kan leda till personalomsättning. Beslutsprocesser drar ut på tiden, viktiga åtgärder försenas, och kostnaderna för verksamheten ökar drastiskt. Faktum är att ett dåligt möte med tio deltagare kan kosta företaget tiotusentals kronor – inte bara i löner utan också i förlorad produktivitet och möjligheter.

Vid en jämförelse med andra områden

Föreställ dig en verksamhet som inte har utsedda ansvariga eller rutiner för investeringar och underhåll av exv fastigheter, fordon eller datorer. Konsekvenserna skulle vara förödande och verksamheten skulle drabbas svårt, kostnaderna skulle skjuta i höjden, och organisationens tillförlitlighet skulle ifrågasättas. Trots detta är det precis så många organisationer hanterar sina möten. De saknar ansvariga, strukturerade rutiner och instruktioner för att förbättra denna centrala del av sin verksamhet.

Möten som investeringar

Möten är inte bara tidsblock i kalendern; de är investeringar i verksamhetens framtid. Varje möte representerar timmar av arbetskraft och kostnader som kan användas produktivt, eller som annars går förlorade om mötet inte genomförs effektivt. För att få ut maximalt värde från dessa investeringar i möten krävs det att möten hanteras med samma omsorg som andra investeringsområden. Det innebär bla att sätta upp tydliga mötesmål, genomföra effektiva möten och säkerställa att möten kontinuerligt utvärderas och förbättras.

Slutsats

Möten som sker utan kontroll eller utveckling är en av de största dolda kostnaderna för företag och organisationer idag. Genom att börja se och skydda möten som den strategisk investering det är samt implementera rätt metoder och ansvar, kan företag och organisationer frigöra tid, minska kostnader och skapa en kultur av effektivitet och engagemang. Att inte ta möten på allvar är inte längre ett alternativ för organisationer som vill vara konkurrenskraftiga och framgångsrika.

1 timmes ineffektivt möte = 1 timmes förlorad produktivitet!

Ineffektiva möten inom offentlig sektor kostar vid 50% ineffektivitet över 6 miljarder kronor varje år.

Beräkning: Enligt SCB finns det 70 630 chefer inom offentlig sektor år 2023. Med en genomsnittlig mötestid på 12 timmar per vecka, 45 veckor per år och en genomsnittlig lönekostnad på 350 kr/timma, investeras det ca 12,5 miljarder kronor årligen i möten. Om 50% av dessa är ineffektiva, kostar det över 6 miljarder kronor. Utöver detta tillkommer olika möten med ordinarie personal samt konsekvenskostnader i form av bristande eller uteblivna beslut.

Möteskalkylatorn

Vill du veta vad ineffektiva möten kostar er? Fyll i uppgifterna nedan för automatisk beräkning.

Ett smart 4-stegs program för att Bli Möteseffektiv!

Zuport har utvecklat ett 4-stegsprogram program, Bli Möteseffektiv för att skydda era investeringar i möten och strukturera samt effektivisera hur möten planeras, genomförs och följs upp.

Programmet Bli Möteseffektiv kombinerar utbildning, praktiska verktyg, AI, struktur och certifiering för att säkerställa att era möten inte bara blir effektivare, utan även mer produktiva, engagerande och fokuserade. Programmet är utformat för att passa organisationer i alla storlekar och branscher.

Mät möteseffektiviteten

Första steget för effektivare möten är att få en tydlig nulägesbild. Detta sker genom att vi skickar ut ett omfattande undersökningsformulär med +40 frågor kring möten till de medarbetare som idag deltar i möten. Formuläret mäter olika aspekter av möteseffektiviteten, från förberedelser till uppföljning.

Resultatet sammanställs i en detaljerad rapport med en AI-analys som ger insikter om styrkor och förbättringsområden i er nuvarande möteskultur.

Skapa en mötesorganisation

Nästa steg mot effektivare möten är att utse en mötesansvarig inom verksamheten. Denna person får huvudansvaret för att leda, följa upp, utveckla och stödja möteskulturen, både internt som externt.

Den mötesansvarige fungerar som en central nyckelperson som säkerställer att möten hålls med tydliga syften, rätt deltagare och effektiva metoder. För att skapa en gemensam riktning införs en mötespolicy, framtagen och implementerad av mötesansvarig. Policyn definierar riktlinjer och standarder för allt från planering och genomförande till uppföljning av möten.

Genom att etablera ett tydligt ansvarig för möteskulturen samt införa en genomarbetad mötespolicy, kan verksamheten skapa strukturerade, produktiva och professionella möten som leder till konkreta resultat.

Utbilda mötesdeltagare

För att säkerställa långsiktiga förbättringar i möteskulturen är intern utbildning i mötesteknik ett avgörande steg. Genom att löpande utbilda befintliga och nya medarbetare i att planera, genomföra och följa upp möten effektivt, skapas en gemensam förståelse för vad som krävs för att uppnå framgångsrika möten.

En utbildning i mötesteknik ger konkreta verktyg och metoder som stärker medarbetares förmåga att bidra till meningsfulla och produktiva möten. Det skapar en kultur av engagemang, tydlighet och samarbete som ger effekt på både kort och lång sikt.

Utbildningarna kan genomföras online eller via en egen kursportal. En onlinekurs gör det möjligt för medarbetare att ta del av kursmaterialet i sin egen takt, samtidigt som den minskar behovet av resor och utskrifter, vilket är ett steg mot en mer hållbar verksamhet. En egen kursportal kan med fördel även användas till andra kurser.

Bli certifierat Möteseffektiv

När steg 1 till 3 är genomförda och grunden lagts för en förbättrad möteskultur, är det dags att implementera och löpande följa upp och utveckla era möten för ett hållbart resultat över tid.

I detta steg ingår bla:

• Diskussionsgrupp för mötesansvariga: Ett forum där mötesansvariga kan dela erfarenheter, utmaningar och framgångar med andra organisationer. Detta främjar kunskapsutbyte och inspirerar till ytterligare förbättringar.

• Löpande support: Tillgång till experter som kan hjälpa till med frågor, ge råd och erbjuda verktyg för att hantera komplexa mötessituationer.

• Uppföljning och utveckling: Regelbundna undersökningar, uppföljningar och analyser för att säkerställa att möteskulturen fortsätter att förbättras och anpassas efter organisationens behov.

• + QCERT Mötescertifiering: Ni kan komplettera med att bli certifierat Möteseffektiv via QCERT mötescertifiering som visar både internt som externt att ni tar möten och dess resursanvändning på allra största allvar. Certifieringsprogrammet Möteseffektiv leder både till bättre mötesresultat samt stärker ert varumärke och positionerar er som en effektiv och ansvarstagande verksamhet.

• Läs mer om QCERT Mötescertifiering >>>

Detta program sparar snabbt in sin kostnad!